Phần Mềm Tự Động Hóa Tài Liệu: Các Tính Năng Chính
Dựa trên kinh nghiệm của Gemiv trong các dự án tương tự, các chuyên gia của chúng tôi đã nêu rõ các tính năng cốt lõi của phần mềm tự động hóa tài liệu.
Tạo và Quản lý Mẫu Tài Liệu
- Trình chỉnh sửa mẫu để tạo ra các mẫu thông minh bao gồm các trường động và biểu mẫu phỏng vấn với logic phân nhánh phức tạp.
- Chuyển đổi các tài liệu điện tử của tổ chức (ví dụ: hợp đồng, hóa đơn) lưu trữ trong DMS hoặc các kho lưu trữ khác thành các mẫu thông minh.
- Quy trình phê duyệt mẫu.
- Chuyển đổi dựa trên AI các tài liệu đã quét thành tài liệu có thể đọc được (ví dụ: định dạng PDF) và trích xuất dữ liệu từ chúng vào các mẫu thông minh bằng phần mềm OCR tích hợp hoặc bên ngoài.
- Lưu trữ tập trung các mẫu thông minh.
- Tìm kiếm mẫu theo tiêu đề, toàn văn bản và siêu dữ liệu.
Tạo và Quản lý Tài Liệu
- Tạo tài liệu bằng cách sử dụng các câu trả lời từ biểu mẫu phỏng vấn hoặc thông qua việc trích xuất dữ liệu tự động từ các nguồn dữ liệu tích hợp (ví dụ: hệ thống doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu) vào các mẫu tài liệu thông minh.
- Tạo tài liệu hàng loạt (ví dụ: hợp đồng, hóa đơn, thư, đơn xin, yêu cầu).
- Quy trình lắp ráp tài liệu.
- Chữ ký điện tử tích hợp.
- Cảnh báo và thông báo (ví dụ: tạo hoặc phê duyệt tài liệu, sửa đổi mẫu).
Xuất và Phân phối Tài Liệu
- Nhiều định dạng đầu ra (.pdf, .docx, .pptx, .html).
- Đầu ra tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
- Truy cập tài liệu qua di động và ghi chữ ký di động.
- Truy cập tài liệu khi không có kết nối mạng.
- Phân phối tự động các tài liệu đã tạo qua email.
Bảo Mật và Tuân Thủ Tài Liệu
- Mã hóa dữ liệu.
- Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.
- Xác thực đa yếu tố.
- Phiên bản tài liệu và theo dõi lịch sử.
- Lưu trữ và chính sách giữ lại/xóa tài liệu.
- Sao lưu và phục hồi tài liệu.
- Quản lý tuân thủ tài liệu (ví dụ: HIPAA, GDPR, GLBA, SOX).
Khi Phần Mềm Tự Động Hóa Tài Liệu Tùy Chỉnh Là Lựa Chọn Tốt Nhất
Gemiv khuyến nghị bạn lựa chọn phần mềm tự động hóa tài liệu tùy chỉnh nếu công ty của bạn có những nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như những yêu cầu đòi hỏi sử dụng công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc học máy (ML), chẳng hạn như:
- Phát hiện thông tin nhạy cảm trong tài liệu và mẫu được hỗ trợ bởi AI (ví dụ, dựa trên từ khóa cụ thể) để đảm bảo mức độ bảo vệ bổ sung cho các tổ chức trong ngành được quản lý nghiêm ngặt như y tế.
- Phát hiện và loại bỏ bản sao hoặc gần giống bản sao của các mẫu và tài liệu bằng cách sử dụng ML.
- Phân loại văn bản dựa trên ML để phân loại tài liệu mới tạo ra hoặc được chụp vào một hoặc nhiều danh mục dựa trên từ ngữ, cụm từ, tiêu đề, siêu dữ liệu, và thậm chí là hình ảnh nhúng, và chuyển đến chuyên gia liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
Triển Khai Phần Mềm Tự Động Hóa Tài Liệu bởi Gemiv
Với kinh nghiệm phát triển phần mềm quản lý tài liệu, Gemiv cung cấp tư vấn và triển khai các giải pháp tự động hóa tài liệu.
Tư vấn phần mềm tự động hóa tài liệu
- Phân tích quy trình tài liệu của công ty bạn và loại tài liệu để chọn những tài liệu cần tự động hóa (ví dụ, hóa đơn, báo cáo tài chính).
- Ưu tiên các tính năng cho giải pháp tự động hóa tài liệu của bạn.
- Quyết định về tùy chọn triển khai phù hợp: dựa trên nền tảng hoặc phát triển tùy chỉnh.
- Đề xuất các tích hợp cần thiết dựa trên các nguồn dữ liệu yêu cầu cho tài liệu thông minh (CRM, ERP, HR, thương mại điện tử, phần mềm kế toán, và nhiều hơn nữa).
Triển khai phần mềm tự động hóa tài liệu
- Soạn thảo yêu cầu kỹ thuật cho phần mềm tự động hóa tài liệu.
- Triển khai giải pháp tự động hóa tài liệu dựa trên nền tảng hoặc phát triển tùy chỉnh.
- Tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp (ví dụ, CRM, ERP, HRMS), các nguồn dữ liệu khác (ví dụ, cơ sở dữ liệu), hoặc công nghệ tiên tiến (ví dụ, AI, ML).
- Đảm bảo chất lượng.
- Hỗ trợ sau triển khai.
