Project Management, Solutions

Phần mềm quản lý dự án Project Management

Phần mềm quản lý dự án (PM) tùy chỉnh giúp đơn giản hóa các quyết định hành chính về dự án và đồng bộ hóa sự hợp tác giữa các quản lý dự án, thành viên nhóm dự án và các bên liên quan khác. Phần mềm PM hỗ trợ:

Lập kế hoạch dự án.
Quản lý đội ngũ dự án, ngân sách, nhiệm vụ, rủi ro và tài liệu.
Hợp tác trong nhóm dự án.
Phê duyệt và ưu tiên các dự án.
Theo dõi tiến độ dự án.
Báo cáo về hiệu quả dự án và tiêu tốn tài nguyên.

Đối với các doanh nghiệp có nhiều dự án, phần mềm PM tùy chỉnh có thể mở rộng chức năng và bao gồm quản lý danh mục dự án (PPM).

Các Tính Năng Chính của Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tùy Chỉnh

Lập kế hoạch dự án

Quy trình khởi tạo và phê duyệt dự án.
Xác định mục tiêu dự án, cột mốc, KPI và thời hạn.
Lập kế hoạch và lập lịch các hoạt động dự án.
Kiểm tra sự sẵn có và chi phí của các nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính và vật chất).

Theo dõi dự án

Theo dõi tình trạng hoàn thành của từng nhiệm vụ dự án và tiêu tốn tài nguyên dự án.
Giám sát tiến độ tổng thể của dự án.
Cập nhật nhiệm vụ dự án theo thời gian thực.
Thông báo tự động về các cập nhật nhiệm vụ đến các thành viên nhóm liên quan.
Đánh giá tự động tình trạng sức khỏe dự án (các cột mốc, thời hạn, KPI được kiểm tra so với các thông số kế hoạch).

Quản lý nguồn lực con người

Lên kế hoạch đội ngũ dự án và phân công nhân viên vào các vai trò dự án.
Lên lịch cho các chuyên gia có nhu cầu cao để đảm bảo sự sẵn có của họ cho các dự án sắp tới.
Giám sát khối lượng công việc và hiệu suất của đội ngũ dự án.
Kiểm tra tiến độ của từng thành viên trong nhóm.

Quản lý tài nguyên tài chính

Dự toán và lập kế hoạch ngân sách dự án dựa trên các chi phí lao động và phi lao động dự kiến.
Yêu cầu/lên lịch các nguồn tài chính cần thiết và phê duyệt ngân sách dự án.
Xác định các nhóm ngân sách cho dự án và mô phỏng các kịch bản phân bổ ngân sách vào chúng.
Theo dõi việc sử dụng ngân sách dự án theo từng nhóm phân bổ ngân sách.

Quản lý tài nguyên vật chất

Kiểm tra sự sẵn có theo thời gian thực của các tài sản công ty (ví dụ: máy móc, phần cứng, giấy phép phần mềm, cơ sở vật chất, thiết bị y tế, v.v.) và các tài nguyên tiêu hao.
Giám sát tiêu hao tài nguyên và sự tuân thủ với các mức kế hoạch.
Yêu cầu/lên lịch các tài nguyên vật chất cần thiết hoặc có nhu cầu cao.
Mô phỏng các kịch bản mua vs thuê tài nguyên vật chất.

Các Tính Năng Mở Rộng cho Quản Lý Danh Mục Dự Án

Giám sát danh mục dự án

Giám sát đồng thời tất cả các dự án trong danh mục.
Xác định các mối liên hệ giữa các dự án, nguồn lực, và tài sản.
Gán các KPI chiến lược cho từng dự án trong danh mục.
Thiết lập tiêu chí xếp hạng tùy chỉnh cho việc ưu tiên dự án bằng tay hoặc tự động trong danh mục.

Quản lý chương trình

Lập kế hoạch chương trình tương tác dựa trên nhu cầu chiến lược dài hạn và ngắn hạn cũng như khả năng sẵn có của nguồn lực.
Gán và giám sát các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể cho các dự án trong một chương trình.
Xác định các dự án không khỏe mạnh có nguy cơ gây hại cho sự thành công của chương trình.

Quản lý nguồn lực con người

Đặt lịch cho những nhân viên thiếu hụt vào các dự án ưu tiên cao.
Xem các bảng phân bổ nhân viên để tối ưu hóa kế hoạch và lịch trình dự án.
Xác định các trường hợp nhân viên bị phân bổ quá mức.

Quản lý nguồn lực tài chính

Quy trình phê duyệt tự động cho ngân sách dự án và chương trình.
Giám sát việc sử dụng ngân sách dự án/chương trình so với các mục tiêu ngân sách đã đặt ra.
Đánh giá tự động ROI của dự án/chương trình.

Phân tích và báo cáo danh mục dự án

Mô hình hóa các kịch bản “what-if” với các ràng buộc về ngân sách và sử dụng nguồn lực khác nhau để quyết định chiến lược tối ưu hóa danh mục phù hợp nhất.
Thiết lập các kịch bản “what-if” cho phân bổ nguồn lực trong các trường hợp dự án cạnh tranh về cùng một nguồn lực.
Báo cáo tùy chỉnh về thống kê danh mục, tiến độ chương trình, công suất và sử dụng nguồn lực, v.v.

Gemiv khuyến nghị tích hợp phần mềm quản lý dự án tùy chỉnh với các hệ thống doanh nghiệp liên quan để nâng cao khả năng quan sát dữ liệu liên quan đến dự án, đồng thời tối ưu hóa việc phân bổ nhân sự, lập kế hoạch ngân sách và theo dõi việc tiêu thụ tài nguyên.

Các tích hợp quan trọng cho phần mềm quản lý dự án tùy chỉnh:

PM + ERP

Dành cho người dùng ERP: Cung cấp cái nhìn toàn diện về dữ liệu liên quan đến dự án (ví dụ: lịch trình và kết quả dự án, yêu cầu mua sắm, ước lượng ngân sách và chi tiêu thực tế).
Dành cho người dùng giải pháp PM: Cung cấp dữ liệu về nhu cầu dự án nội bộ/ngoại bộ, quản lý tồn kho và tài sản, yêu cầu lập hóa đơn và kế toán, và nhiều hơn nữa (tùy thuộc vào khả năng của ERP của bạn).

PM + Phần mềm Quản Lý Nhân Sự

Dành cho người dùng giải pháp PM: Tải hồ sơ nhân viên lên hệ thống giúp tối ưu hóa việc phân bổ nhân sự và chọn lựa nhân viên cho các vai trò dự án ưu tiên cao.
Dữ liệu từ HCM về sự sẵn có tổng quát của nhân viên (liên quan đến kỳ nghỉ, ốm đau, v.v.) giúp lập kế hoạch khả năng nhân sự hiệu quả hơn.

PM + Phần mềm Tính Lương

Dành cho người dùng phần mềm tính lương: Chia sẻ dữ liệu về khối lượng công việc chính thức và làm thêm của các thành viên trong nhóm dự án, thời gian có thể tính phí và không thể tính phí góp phần làm tăng độ chính xác của việc tính lương.
Dành cho người dùng giải pháp PM: Tải dữ liệu như lương và thưởng của các thành viên trong nhóm dự án giúp lập kế hoạch ngân sách dự án hiệu quả hơn.**

PM + Phần mềm Quản Lý Tài Sản

Dành cho người dùng giải pháp PM: Cho phép kiểm tra sự sẵn có và yêu cầu tài sản liên quan đến một dự án cụ thể.
Tải chi phí tài nguyên vật lý giúp cải thiện ước lượng ngân sách dự án.
Dành cho người dùng AMS: Dữ liệu chia sẻ về việc sử dụng và tiêu thụ tài nguyên vật lý của các dự án giúp tối ưu hóa việc sử dụng và lập kế hoạch bảo trì tài sản.**

PM + Công Cụ BI

Dành cho người dùng giải pháp PM: Cho phép theo dõi và trực quan hóa các KPIs, rủi ro, tiêu thụ tài nguyên theo từng dự án/chương trình với sự trợ giúp của các báo cáo tổng hợp đa dạng.
Cung cấp một loạt các dự đoán về dự án/portfolio.
Dự đoán khả năng thành công/thất bại của các dự án đã khởi động.

Các yếu tố thành công của phần mềm quản lý dự án

Dựa trên sự am hiểu sâu rộng của gemiv trong việc triển khai phần mềm quản lý dự án, chúng tôi đã xác định một số yếu tố chính giúp tối ưu hóa ROI của hệ thống quản lý dự án tùy chỉnh.

Phân tích PM mạnh mẽ

Đảm bảo khả năng phân tích của giải pháp PM của bạn hoặc tích hợp nó với các công cụ BI sử dụng AI của bên thứ ba để có được:

Phân tích gần như theo thời gian thực về hiệu quả của dự án.
Dự đoán chính xác về khả năng cung cấp nguồn lực dự án và giá trị kinh doanh mà các dự án đề xuất có thể mang lại.

Chức năng đầy đủ cho các thành viên trong nhóm dự án

Để nâng cao hiệu quả làm việc của tất cả các thành viên trong nhóm dự án, hãy đảm bảo giải pháp PM của bạn cho phép họ:

Đăng ký các hoạt động liên quan đến dự án và thời gian đã dành cho chúng.
Kiểm tra tiến độ của họ so với các KPI của dự án.
Truy cập bản đồ dự án trực quan hóa các phụ thuộc và trách nhiệm trong dự án.
Khởi xướng và tham gia vào các cuộc thảo luận thực tế về các vấn đề liên quan đến dự án.
Thêm và quản lý tài liệu trong kho tài liệu chuyên dụng.

Đảm bảo bảo mật phần mềm PM

Chú ý đặc biệt đến bảo mật phần mềm PM để ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp. Bảo mật PM cần được đảm bảo trong suốt vòng đời phần mềm:

Ở giai đoạn thu thập yêu cầu (ví dụ: lập hồ sơ rủi ro, v.v.).
Trong quá trình phát triển giải pháp (ví dụ: tuân thủ các thực hành mã hóa an toàn, v.v.).
Trong quá trình phát triển phần mềm (ví dụ: đánh giá lỗ hổng định kỳ và kiểm tra xâm nhập).

Các yếu tố quyết định thành công của phần mềm quản lý dự án

Dựa trên kinh nghiệm phong phú của Gemiv trong việc triển khai phần mềm quản lý dự án, chúng tôi đã xác định một số yếu tố chính, nếu được đáp ứng, sẽ giúp tối đa hóa ROI của hệ thống quản lý dự án tùy chỉnh.

Phân tích PM mạnh mẽ

Đảm bảo khả năng phân tích của giải pháp PM của bạn hoặc tích hợp nó với các công cụ BI hỗ trợ AI bên thứ ba để:

Phân tích hiệu quả dự án gần như theo thời gian thực.
Dự đoán chính xác khả năng của tài nguyên dự án và giá trị kinh doanh mà các dự án đề xuất có thể mang lại.

Chức năng phong phú cho các thành viên trong dự án

Để nâng cao hiệu quả của tất cả các thành viên trong dự án, đảm bảo giải pháp PM của bạn cho phép họ:

Đăng ký các hoạt động liên quan đến dự án và thời gian đã dành cho chúng.
Kiểm tra tiến độ của họ so với các KPI của dự án.
Truy cập bản đồ dự án thể hiện các phụ thuộc và trách nhiệm trong dự án.
Khởi xướng và tham gia vào các cuộc thảo luận thực tế về các vấn đề liên quan đến dự án.
Thêm và quản lý tài liệu trong kho tài liệu dành riêng.

Đảm bảo an ninh phần mềm PM

Chú trọng đặc biệt đến an ninh phần mềm PM để ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp. An ninh PM cần được đảm bảo trong toàn bộ vòng đời phần mềm:

Tại giai đoạn thu thập yêu cầu (ví dụ: lập hồ sơ rủi ro, v.v.).
Trong quá trình phát triển giải pháp (ví dụ: tuân thủ các thực hành mã hóa an toàn, v.v.).
Trong quá trình tiến hóa của phần mềm (ví dụ: đánh giá lỗ hổng thường xuyên và kiểm tra xâm nhập).

Các yếu tố chi phí cho phần mềm quản lý dự án tùy chỉnh

Lợi ích chính mà các giải pháp PM mang lại

Hiệu suất nhóm dự án được cải thiện.
Quản lý tài nguyên nhân sự được tối ưu hóa.
Số lượng dự án gặp phải tình trạng vượt chi phí giảm.
Số lượng dự án hoàn thành đúng hạn tăng lên.
Rủi ro tổ chức và dự án giảm.
Quy trình phê duyệt dự án minh bạch và rõ ràng.
ROI từ các khoản đầu tư dự án của công ty được gia tăng.

Các yếu tố chi phí phần mềm PM

Để ước lượng chính xác các khoản đầu tư vào một giải pháp quản lý dự án tùy chỉnh, bạn cần cân nhắc các chi phí liên quan sau:

Phát triển

Độ phức tạp chức năng (số lượng và đặc thù của các tính năng PM).
Số lượng và loại tích hợp (ví dụ: qua API, nhắn tin).
Yêu cầu về hiệu suất (số lượng người dùng tối thiểu và dự kiến, các tham số mở rộng, v.v.).
Di chuyển dữ liệu từ các nguồn dữ liệu quản lý dự án riêng biệt (ví dụ: công cụ PM theo phòng ban hoặc bảng tính Excel).

Hỗ trợ, bảo trì, nâng cấp

Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của hệ thống PM đối với tổ chức của bạn, bạn nên quyết định về:

Thời gian hỗ trợ liên quan (8/5, 12/5, 24/5, 24/7).
Phạm vi các hoạt động hỗ trợ để giải quyết các vấn đề hiện tại của PM và phục vụ việc nâng cấp và tiến hóa của giải pháp PM của bạn.

Gemiv khuyến nghị bạn nên xem xét việc phát triển hệ thống quản lý dự án tùy chỉnh khi bạn gặp phải những tình huống sau:

Quy trình quản lý dự án cụ thể và đa dạng: Ngay cả các sản phẩm quản lý dự án theo ngành (ví dụ: giải pháp PM cho CNTT, xây dựng và kỹ thuật, dịch vụ chuyên nghiệp) thường không bao quát hết tất cả các đặc thù của quy trình PM trong ngành/ngành nghề/phòng ban và có thể vẫn cần các tùy chỉnh phức tạp và tốn kém. Phần mềm quản lý dự án tùy chỉnh giúp tinh chỉnh các quy trình liên quan đến dự án của tổ chức bạn với độ chính xác hoàn toàn.
Số lượng người dùng dự kiến lớn: Phí hàng tháng cho giải pháp PM dựa trên nền tảng nhân với số lượng người dùng lớn (ví dụ, 500+) vẫn không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng giải pháp PM. Theo thời gian, chi phí này có thể vượt qua khoản đầu tư ban đầu vào phần mềm PM tùy chỉnh, làm cho nó trở thành lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn cho các tổ chức có số lượng người dùng PPM rộng lớn.
Hệ sinh thái phần mềm phức tạp cần tích hợp với phần mềm PM: Mặc dù một số nhà cung cấp cung cấp giải pháp PM dễ dàng tích hợp với bộ phần mềm của họ (ví dụ: Microsoft Project, ServiceNow Project Management), việc tích hợp với phần mềm doanh nghiệp ngoài các bộ này vẫn có thể yêu cầu đầu tư và thời gian đáng kể. Khi chọn phần mềm PM tùy chỉnh, bạn sẽ có được một kiến trúc tích hợp phù hợp với hệ sinh thái phần mềm của công ty bạn (bao gồm các giải pháp tùy chỉnh và giải pháp kế thừa khác).